Politique de confidentialité

Maison Moens — Thomas Moens, agent immobilier agréé IPI (n° 515.347), Avenue des Attelages 3, 1325 Dion-Valmont, Belgique. BCE : 0757.512.491.

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : info@maisonmoens.be.

Un dossier par personne : vos demandes (contact, estimation, question sur un bien, offre en ligne, visite, liste d'attente, profil acheteur), vos réservations de visite, vos offres et mandats et leur suivi, et l'historique de nos échanges sont regroupés dans un seul dossier à votre nom. Une nouvelle demande rejoint votre dossier lorsque votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone correspond à celui qui y figure déjà ; si deux personnes partagent une adresse ou un numéro (par exemple un téléphone fixe commun), votre agent peut séparer leurs demandes. Un formulaire du site ne remplace jamais les coordonnées déjà enregistrées dans votre dossier : il complète seulement celles qui manquent.

Votre dossier peut contenir plusieurs adresses e-mail ou numéros de téléphone. Si deux dossiers vous concernent, votre agent peut les réunir en un seul, après vérification.

Adresse postale et société : votre dossier réunit aussi votre adresse postale et, le cas échéant, votre société (nom et numéro d'entreprise), lorsqu'elles sont utiles à votre mandat, à votre compromis ou à un courrier. Votre agent peut reprendre l'adresse figurant sur votre mandat, toujours après vérification, jamais automatiquement. Base légale : l'exécution du contrat ou les mesures précontractuelles (art. 6.1.b du RGPD). Ces éléments suivent la durée de votre dossier.

Visiteurs et prospects (personnes qui nous ont contactés, ont demandé une estimation, ont réservé une visite ou recherchent un bien) : votre dossier est conservé au maximum 3 ans après notre dernier échange.

Exception : pour un bien à louer situé à Bruxelles, les données de votre candidature sont effacées au plus tard six mois après votre réservation ou votre demande, comme le prévoit la réglementation bruxelloise (voir « Candidatures à la location »).

Clients (vente ou achat conclu avec Maison Moens, ou bien que vous nous avez confié) : votre dossier est conservé au maximum 10 ans après notre dernier échange ou notre dernière transaction (mandat confié, offre acceptée, vente ou achat conclu).

Relation en cours (mandat en cours, offre en cours jusqu'à la fin de sa validité, visite ou rendez-vous prévu, recherche suivie par votre agent) : vos données sont conservées tant qu'elle dure, puis selon les durées ci-dessus.

Un échange, c'est une demande, une réservation ou une visite, un appel, un rendez-vous effectué, une estimation ou une offre d'achat faite avec votre agent. Chaque nouvel échange fait repartir le délai. Un rendez-vous annulé ou manqué ne compte pas comme un échange. Les e-mails envoyés automatiquement par le site (confirmations, rappels, invitations à de nouveaux créneaux, demandes de documents prévues par votre mandat, alertes de biens) ne comptent pas comme un échange. Il en va de même des e-mails envoyés par Maison Moens depuis son espace d'administration (suivi de dossier, propositions de biens) : envoyer un message ne prolonge pas la durée de conservation de votre dossier. Pour une organisation, ou pour une personne liée à un bien comme syndic ou comme étude du vendeur, chaque demande de documents qui lui est adressée, comme sa réponse, compte comme un échange (voir « Contacts professionnels et autres détenteurs de documents »).

Vos réservations de visite, avec vos réponses au questionnaire et votre avis après la visite, suivent votre dossier et sont supprimées avec lui. Avant leur suppression, elles sont ajoutées à des comptes agrégés par bien et par mois (nombre de visites confirmées, effectuées, annulées et non honorées, de demandes de visite non confirmées et d'inscriptions en liste d'attente), conservés sans limite de durée à des fins statistiques : ils ne contiennent aucune donnée permettant de vous identifier (ni nom, ni coordonnées, ni score, ni avis, ni date précise).

Le texte des messages envoyés par Maison Moens depuis son espace d'administration est conservé 12 mois après l'envoi, puis effacé ; la mention de l'envoi (date et nature du message) reste dans votre dossier aussi longtemps que lui.

Votre espace en ligne suit votre dossier : le journal de vos connexions et téléchargements est conservé 12 mois, et votre espace se ferme trois mois après la fin de votre dossier (vente conclue ou fin du mandat sans vente).

Vous pouvez demander à ne plus être sollicité(e) : plus aucun e-mail automatique, aucune proposition de bien ni aucun rappel de votre agent, sauf si vous le demandez vous-même. Les messages liés à une visite réservée ou à une transaction en cours restent envoyés.

Les offres d'achat, les mandats et les fiches techniques suivent leurs propres durées, indiquées dans les sections correspondantes. Vous pouvez à tout moment demander l'effacement de votre dossier ou vous opposer à un traitement (voir « Vos droits »).

Formulaires concernés : la page Contact, la demande d'estimation, le formulaire « Nous contacter » des fiches de biens et, sous le simulateur de financement d'une fiche, « Recevoir ce calcul par e-mail » et « En parler avec votre agent ».

Finalité : répondre à votre demande, établir et vous transmettre l'estimation demandée, et vous recontacter à ce sujet. Un e-mail automatique vous confirme la bonne réception de votre demande (pour le simulateur de financement : il vous envoie le calcul), sauf dans les cas décrits à la section « Sécurité du site et prévention des abus ». Le simulateur lui-même fonctionne dans votre navigateur : les montants que vous essayez ne nous parviennent que si vous demandez à recevoir le calcul.

Données : prénom, nom, adresse e-mail, téléphone (facultatif), objet de la demande et message ; pour une estimation, l'adresse et les caractéristiques du bien (type, surfaces, chambres, salles de bain, état, PEB), votre délai, votre motivation et le fait que le bien soit ou non déjà proposé en agence ; pour le simulateur de financement, les montants de la simulation (prix, apport, travaux, durée, taux, habitation propre et unique) et le résultat calculé.

Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b du RGPD) ; pour une simple question sans lien avec un projet immobilier, notre intérêt légitime à vous répondre (art. 6.1.f). Aucune case à cocher n'est nécessaire : c'est votre demande qui justifie le traitement.

Destinataires : Maison Moens et nos prestataires (voir « Prestataires et transferts »).

Durée de conservation : au maximum 3 ans après notre dernier échange si votre demande reste sans suite. Si elle se poursuit (mandat, offre, vente ou recherche suivie par votre agent), nous conservons vos données tant que dure notre relation. Lorsqu'une vente ou un achat a été conclu avec Maison Moens, votre dossier client est conservé au maximum 10 ans après notre dernier échange ou notre dernière transaction. Chaque nouvel échange fait repartir le délai (voir « Votre dossier et durées de conservation »). Les offres, mandats et documents qui s'y rattachent suivent les durées indiquées dans les sections correspondantes. De vos demandes, seuls des comptes agrégés par bien, par mois et par canal sont conservés au-delà, à des fins statistiques : ils ne contiennent aucune donnée permettant de vous identifier.

Demandes reçues par un portail immobilier : lorsque vous nous contactez par le formulaire d'un portail (Immoweb, Immovlan, Zimmo, 2ememain…), ce portail nous transmet votre nom, vos coordonnées, votre message et l'annonce concernée. Nous les utilisons uniquement pour répondre à votre demande et en assurer le suivi, aux mêmes conditions et pour les mêmes durées que les demandes envoyées depuis notre site (voir « Votre dossier et durées de conservation »). Nous ne vous inscrivons à aucune alerte et ne vous proposons aucun autre bien sans votre accord. Le portail traite vos données selon ses propres règles de confidentialité.

Fonctionnement : lorsqu'il est proposé sur le site, Moensi est un assistant automatique fondé sur un modèle d'intelligence artificielle (Claude, de la société Anthropic). Il répond à vos questions sur les biens publiés, la vente, la location et l'estimation, à partir des informations publiées sur le site ; il peut aussi vous proposer les créneaux de visite libres d'un bien et faire une simulation indicative de financement. Il ne prend aucune décision vous concernant et vous pouvez à tout moment demander à parler à votre agent.

Finalité : répondre à vos questions et, si vous le demandez, transmettre votre demande à votre agent pour qu'il vous recontacte, ou demander une visite. Selon le bien, la visite demandée est réservée tout de suite ou confirmée par votre agent ; une visite réservée suit ensuite les règles de la section « Visites : réservation, liste d'attente et questionnaire ».

Données : les messages que vous écrivez et la page du site où vous vous trouvez ; si vous demandez à être recontacté, votre prénom, votre nom si vous le donnez, votre adresse e-mail ou votre téléphone, l'objet de votre demande, un résumé de celle-ci et la conversation ; pour une visite, le créneau choisi et vos réponses au questionnaire de pré-visite du bien. Pour une simulation de financement, les montants que vous donnez servent au calcul et ne sont enregistrés que dans la conversation transmise, si vous demandez à être recontacté. N'écrivez à Moensi aucune donnée sensible (santé, données bancaires, numéro de registre national) : elle n'est pas nécessaire.

Enregistrement : tant que vous ne demandez pas à être recontacté, Maison Moens n'enregistre pas la conversation ; elle reste dans votre navigateur (stockage de session, effacé à la fermeture de l'onglet). Si vous demandez à être recontacté, votre demande et la conversation rejoignent votre dossier et suivent les règles de la section « Demandes de contact et d'estimation ». Pour éviter les abus, le nombre de messages par adresse IP est limité (voir « Sécurité du site et prévention des abus »).

Sur WhatsApp, seulement lorsque Moensi est relié au numéro WhatsApp de Maison Moens (ce n'est pas encore le cas : les messages WhatsApp sont aujourd'hui lus et traités par votre agent lui-même) : Moensi peut alors vous répondre. Vos messages, ses réponses et celles de votre agent sont enregistrés avec votre numéro et le nom de votre profil WhatsApp, pour suivre la conversation et permettre à votre agent de la lire et d'y répondre lui-même depuis l'espace d'administration de Maison Moens ; ils sont supprimés au plus tard 30 jours après le dernier message. Quand votre agent vous répond lui-même, Moensi se met en pause. Si vous demandez à être recontacté ou demandez une visite, votre numéro rejoint votre demande dans votre dossier. Les messages WhatsApp transitent par Meta (WhatsApp).

Anthropic : Anthropic, PBC (États-Unis) reçoit vos messages pour produire les réponses de Moensi, en tant que sous-traitant de Maison Moens. Elle ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et ne les conserve que pendant une durée limitée prévue par son contrat, 30 jours au plus, sauf obligation légale ou usage abusif.

Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b du RGPD) ; pour une question générale, notre intérêt légitime à vous répondre (art. 6.1.f).

Finalité : organiser la visite d'un bien, vous envoyer la confirmation, un rappel la veille et un lien d'annulation, vous prévenir lorsque de nouvelles visites sont proposées si vous êtes inscrit(e) sur la liste d'attente du bien, et préparer la visite. Un créneau complet n'a pas de liste d'attente : une place libérée redevient réservable sur la fiche du bien, sans confirmation automatique.

Confirmation par votre agent : selon le bien, une visite réservée sur la fiche du bien ou auprès de Moensi est confirmée tout de suite, ou reste une demande que votre agent confirme au plus vite, par e-mail (par téléphone si vous n'avez pas laissé d'adresse) ; votre place est gardée en attendant. Pour certains biens, vos réponses au questionnaire de visite permettent de confirmer la visite tout de suite ; elles ne servent jamais à refuser une visite. Si votre agent ne peut pas vous recevoir à cette heure-là, ou si la demande n'est pas confirmée 3 heures avant la visite, elle prend fin : la place est libérée et un e-mail vous invite à choisir une autre heure sur la fiche du bien. Le lien d'annulation et le rappel de la veille ne vous sont envoyés qu'une fois la visite confirmée.

Une visite convenue par téléphone avec votre agent est enregistrée de la même manière, sans être proposée sur le site.

Données : prénom, nom (facultatif), adresse e-mail et/ou téléphone, le bien et le créneau choisis, votre présence à la visite, ainsi que, pour un bien à vendre, vos réponses au questionnaire de visite : avancement de votre projet, situation de financement, délai d'achat, budget maximum (facultatif), le fait d'avoir ou non un bien à vendre et sa commune (facultatif) et message (facultatif), ou les questions propres au bien lorsqu'un questionnaire spécifique est utilisé. Pour un bien à louer, aucun questionnaire : seulement votre message, s'il y en a un (voir « Candidatures à la location »).

Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b du RGPD).

Bien à vendre : si vous indiquez, dans le questionnaire de visite, en vous inscrivant sur la liste d'attente ou en enregistrant vos critères de recherche, avoir un bien à vendre, votre agent peut vous recontacter pour vous proposer de l'estimer. Cette réponse est facultative ; elle suit votre dossier et ne vous inscrit à aucun envoi automatique. Base légale : l'intérêt légitime de Maison Moens à vous proposer ce service pour le bien que vous avez vous-même mentionné (art. 6.1.f du RGPD). Vous pouvez vous y opposer à tout moment en écrivant à info@maisonmoens.be.

Destinataires : Maison Moens et nos prestataires techniques (voir « Prestataires et transferts »). Le propriétaire du bien reçoit un compte rendu anonyme, décrit à la section « Avis après visite et compte rendu au propriétaire ». Une exception, pour un bien à vendre, prévue par le mandat de vente : si ce mandat prend fin sans vente, Maison Moens communique au propriétaire, dans les 7 jours ouvrables, le nom des personnes avec lesquelles elle a été en contact et auxquelles elle a fourni des renseignements précis sur le bien, par exemple lors d'une visite. Seul votre nom est communiqué, jamais vos coordonnées ni vos réponses. Base légale : l'intérêt légitime de Maison Moens à faire valoir les droits que lui donne le mandat de vente après sa fin (art. 6.1.f du RGPD). Cette liste est conservée 18 mois après la fin du mandat. Vous pouvez vous opposer à cette communication en écrivant à info@maisonmoens.be ; Maison Moens peut toutefois la maintenir lorsqu'elle est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de ses droits en justice (art. 21 du RGPD). Pour un bien à louer, voir aussi « Candidatures à la location ».

Agenda de votre agent : tant que Google Agenda est relié au site, chaque visite est inscrite dans l'agenda Google de votre agent Maison Moens (voir « Prestataires et transferts ») avec le bien, la date et l'heure et, pour chaque visiteur confirmé, ses prénom, nom, adresse e-mail et téléphone, ainsi qu'un lien vers le créneau de visite dans notre outil interne. Vos réponses au questionnaire n'y figurent pas, pas plus que les noms des personnes inscrites en liste d'attente. Aucune invitation Google ne vous est envoyée. Si vous annulez votre visite, vos coordonnées sont retirées de l'événement.

Suivi de votre intérêt pour un bien : votre agent suit l'avancement de chaque personne intéressée (visites, avis, offre, bien proposé, sans suite) pour organiser la vente. Ce suivi est interne : il n'est jamais publié, et n'est transmis au propriétaire pour une personne donnée que dans les cas décrits dans cette section. Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b du RGPD). Il suit votre dossier. Pour un bien à louer, le propriétaire bailleur reçoit seulement la synthèse de votre candidature décrite à la section « Candidatures à la location ».

Note de votre agent après la visite : après une visite, votre agent peut noter son impression (intérêt, suite à donner) : cette note est interne, jamais publiée ni transmise au propriétaire. Elle n'est inscrite ni dans l'agenda de votre agent, ni dans un e-mail ; elle suit la réservation (voir « Votre dossier et durées de conservation ») et peut vous être communiquée si vous demandez l'accès à vos données. Après une visite, votre agent peut dicter ses notes sur son téléphone. Elles sont mises en forme par Anthropic, PBC (États-Unis), en tant que sous-traitant de Maison Moens, après remplacement des noms connus par un repère ; votre agent relit tout avant de l'enregistrer. Elles peuvent comprendre le prix que vous avez cité pour le bien, qui reste interne lui aussi. Ces notes restent internes : le compte rendu au propriétaire n'en reprend que des constats généraux, sans votre nom.

Durée de conservation : votre réservation, vos réponses au questionnaire et votre inscription en liste d'attente suivent votre dossier : au maximum 3 ans après notre dernier échange, 10 ans si une vente ou un achat a été conclu avec Maison Moens, et tant qu'une visite est prévue (voir « Votre dossier et durées de conservation »). Une visite effectuée compte comme un échange. De la réservation elle-même, seuls des comptes agrégés par bien et par mois (nombre de visites confirmées, effectuées, annulées et non honorées, de demandes de visite non confirmées et d'inscriptions en liste d'attente) sont conservés au-delà, à des fins statistiques et sans limite de durée : ils ne contiennent aucune donnée permettant de vous identifier (ni nom, ni coordonnées, ni score, ni avis, ni date précise). Dans l'agenda Google de votre agent, vos coordonnées sont retirées de l'événement au plus tard 12 mois après la visite. Pour un bien à louer situé à Bruxelles, votre réservation est effacée, et vos coordonnées retirées de l'agenda, au plus tard six mois après votre réservation (voir « Candidatures à la location »).

Finalité : organiser et préparer les rendez-vous convenus avec votre agent Maison Moens : estimation, rendez-vous chez vous, au bureau ou avec une banque, signature (mandat, compromis, acte), état des lieux d'entrée, appel convenu à une heure fixée.

Données : vos nom, téléphone et adresse e-mail, l'adresse du rendez-vous, le bien concerné, la date et l'heure, le statut du rendez-vous (prévu, effectué, annulé, absent), ainsi que les notes de préparation et le compte rendu rédigés par votre agent.

Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande ou l'exécution du contrat qui nous lie (art. 6.1.b du RGPD).

Destinataires : Maison Moens et nos prestataires (voir « Prestataires et transferts »).

Agenda de votre agent : tant que Google Agenda est relié au site, chaque rendez-vous est inscrit dans l'agenda Google de votre agent Maison Moens (voir « Prestataires et transferts ») avec le type de rendez-vous, la date et l'heure, l'adresse, vos nom et téléphone et un lien vers le rendez-vous dans notre outil interne. Les notes et le compte rendu n'y figurent pas, pas plus que votre adresse e-mail. Aucune invitation Google ne vous est envoyée. Si le rendez-vous est annulé, l'événement est supprimé ; vos coordonnées sont retirées de l'événement au plus tard 12 mois après le rendez-vous.

Rendez-vous d'estimation réservé en ligne : le moment que vous choisissez est inscrit dans l'agenda de votre agent. Pour vous proposer des moments libres, le site consulte les périodes occupées de l'agenda de votre agent, sans lire le détail de ses rendez-vous, et calcule son temps de trajet avec Google Maps : l'adresse du bien, l'adresse des rendez-vous de votre agent ce jour-là (ou son point de départ) et l'heure de départ sont envoyées à Google, jamais votre nom ni vos coordonnées (voir « Prestataires et transferts »). L'e-mail de confirmation contient un lien personnel pour annuler le rendez-vous.

Durée de conservation : vos rendez-vous suivent votre dossier : au maximum 3 ans après notre dernier échange, 10 ans si une vente ou un achat a été conclu avec Maison Moens, et tant qu'un rendez-vous est prévu (voir « Votre dossier et durées de conservation »). Un rendez-vous effectué compte comme un échange ; un rendez-vous annulé ou manqué ne compte pas. Lorsque votre dossier est supprimé, vous êtes aussi retiré(e) des rendez-vous partagés avec d'autres personnes (une signature, par exemple).

Finalité : organiser le suivi de votre demande, de votre offre ou de votre vente : tâches à faire, rappels, notes de suivi et documents échangés.

Données : les tâches qui vous concernent (intitulé, date, état), les notes de suivi rédigées par votre agent et les pièces jointes utiles à votre dossier.

Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande ou l'exécution du contrat qui nous lie (art. 6.1.b du RGPD) ; à défaut, l'intérêt légitime de Maison Moens à organiser le suivi de ses contacts (art. 6.1.f).

Rappels et agenda : un appel à refaire est une simple tâche de notre outil interne ; il n'est pas inscrit dans un agenda externe. Seul un appel convenu à une heure fixée est un rendez-vous (voir « Rendez-vous avec votre agent »).

E-mails de suivi : votre agent peut vous écrire depuis l'espace d'administration de Maison Moens, toujours depuis l'adresse info@maisonmoens.be, par exemple pour répondre à une offre, demander des documents ou confirmer la réception d'une garantie ; les documents d'un dossier de vente peuvent aussi être adressés au notaire chargé de la vente. Pour réunir les documents de la vente, Maison Moens peut aussi les demander, pour votre compte et dans la mesure prévue par votre mandat ou par votre accord écrit, au syndic de l'immeuble, à une étude notariale, à l'administration communale, à un prestataire agréé ou à une autre personne qui détient un document du bien (locataire, architecte, banque). Chaque demande est relue puis envoyée par une personne de Maison Moens ou par la juriste qui collabore avec elle (voir « Sécurité des données ») ; elle ne mentionne que votre nom et l'adresse du bien, jamais vos coordonnées, et une commande à un prestataire ne mentionne que l'adresse du bien. Ces demandes ne sont jamais accompagnées de votre mandat : à la demande du destinataire, seule une attestation de mandat (votre nom, l'adresse du bien, la date et l'objet du mandat) peut lui être adressée. Chaque message est envoyé individuellement, jamais à plusieurs personnes à la fois. Il est relu, puis envoyé par une personne de Maison Moens ou par la juriste qui collabore avec elle, avec trois exceptions. La première : les alertes de biens que vous avez demandées (voir « Alertes pour acheteurs »). La deuxième : lorsque vous confiez la vente de votre bien à Maison Moens, la demande des documents à fournir pour la vente, notamment ceux que l'annexe de votre mandat vous attribue, et un seul rappel des documents encore manquants, envoyés automatiquement à l'adresse e-mail indiquée dans votre mandat, au début de la mission prévue par votre mandat et après un délai qui permet à Maison Moens de les vérifier ou de les arrêter ; ce rappel ne part pas automatiquement si votre réponse par e-mail à la demande a déjà été reçue par Maison Moens. La troisième : un seul rappel des documents encore attendus d'un syndic, d'une commune ou d'un prestataire, envoyé automatiquement au destinataire de la demande, à son adresse vérifiée, après le délai prévu pour ce destinataire ; ce rappel ne part pas automatiquement si sa réponse au message de la demande a déjà été reçue par Maison Moens. Une étude notariale ou une autre personne qui détient un document du bien (locataire, architecte, banque) ne reçoit jamais de rappel automatique. Base légale : l'exécution du contrat ou les mesures précontractuelles (art. 6.1.b du RGPD). Le texte de ces messages est conservé 12 mois après l'envoi, puis effacé.

Tâches automatiques : certains événements créent seuls une tâche pour Maison Moens (une demande d'estimation reçue, une offre à vérifier, une offre refusée, une visite à rappeler, un acheteur qui indique avoir un bien à vendre, un préavis de mandat qui approche, une étape du dossier de vente qui commence, les documents à obtenir pour la vente). Une tâche automatique ne fait que rappeler à Maison Moens une action à faire : elle ne prend aucune décision à votre sujet et ne vous envoie aucun message, sauf la demande de documents décrite ci-dessus et son rappel ; pour le reste, c'est toujours une personne, de Maison Moens ou la juriste qui collabore avec elle, qui décide de la suite et de la façon de vous contacter. Son intitulé indique le motif, sans montant.

Durée de conservation : ces éléments suivent votre dossier, votre offre ou le dossier de vente concerné (voir « Votre dossier et durées de conservation »). Un appel effectué compte comme un échange.

Contacts professionnels (syndics, études notariales, services communaux, prestataires) : Maison Moens enregistre le nom du service, son adresse e-mail et son téléphone professionnels et, le cas échéant, le nom de la personne qui suit le dossier, pour adresser et suivre les demandes de documents liées à la vente des biens qui lui sont confiés. Ces coordonnées proviennent du site officiel du service, du mandat de vente, du propriétaire, d'une réponse du service lui-même ou du dossier du compromis. Une demande envoyée depuis l'espace d'administration de Maison Moens ne part que vers une adresse vérifiée par une personne de Maison Moens ou par la juriste qui collabore avec elle (voir « Sécurité des données »), qui en note la date et la source ; chaque message rappelle, en pied de page, l'usage fait de ces coordonnées. Lorsqu'une demande adressée à un syndic, professionnel ou bénévole, à un service communal ou à un prestataire attend encore des documents, un seul rappel automatique peut lui être envoyé après le délai prévu pour ce destinataire, sauf si sa réponse au message de la demande a déjà été reçue par Maison Moens ; une étude notariale ne reçoit jamais de rappel automatique : son rappel est relu, puis envoyé par une personne de Maison Moens ou par la juriste qui collabore avec elle. Base légale : l'intérêt légitime de Maison Moens à exécuter les mandats qui lui sont confiés (art. 6.1.f du RGPD) ; vous pouvez vous y opposer à tout moment. La fiche d'un service, comme toute fiche enregistrée au nom d'une organisation, quel que soit son rôle, est conservée tant qu'elle est liée à un bien qui n'est ni vendu ni loué, puis dix ans après la dernière demande qui lui a été adressée ou sa dernière réponse. Une personne enregistrée à son propre nom suit les règles de conservation des contacts (voir « Votre dossier et durées de conservation ») ; liée à un bien comme syndic, y compris un syndic bénévole, ou comme étude du vendeur, elle est conservée dix ans après son dernier échange, au lieu de trois, tant que ce bien est en vente, en location ou sous offre, et chaque demande qui lui est adressée, comme chacune de ses réponses, compte comme un échange.

Autres détenteurs de documents (locataire, architecte, banque, syndic bénévole) : Maison Moens enregistre leur nom et leur adresse e-mail, communiqués par le propriétaire, figurant dans le mandat de vente, publiés sur le site officiel du destinataire, tirés de sa réponse ou du dossier du compromis, pour leur demander un document du bien ; même base légale et même droit d'opposition. Leur fiche est conservée selon le paragraphe précédent : celle d'une organisation (une banque, un cabinet d'architecte) comme celle d'un service, celle d'un syndic bénévole comme celle d'une personne liée au bien comme syndic, et toute autre selon les règles de conservation des contacts (voir « Votre dossier et durées de conservation »). Un locataire, un architecte ou une banque ne reçoit jamais de rappel automatique.

Pour un bien à louer, aucune question n'est posée avant la visite et aucun score ni classement n'est calculé : cette section ne concerne que les biens à vendre.

Vos réponses aux questions sur l'avancement du projet, le financement et le délai d'achat (ou aux questions propres au bien lorsqu'un questionnaire spécifique est utilisé) sont converties automatiquement en un score, qui classe la demande en « Prioritaire », « Intéressé » ou « Curieux », ou « Non qualifié » en l'absence de réponses. Il s'agit d'un profilage au sens du RGPD.

Finalité : aider Maison Moens à organiser les visites et à recontacter en priorité les personnes dont le projet est le plus avancé, par exemple lorsqu'un créneau se libère.

Ce classement ne prend aucune décision à votre place : il n'attribue ni ne refuse de visite. Chaque demande est examinée par votre agent, qui reste seul à décider.

Base légale : notre intérêt légitime à organiser efficacement les visites des biens qui nous sont confiés (art. 6.1.f du RGPD). Nous estimons que cet intérêt ne porte pas une atteinte excessive à vos droits : le score repose uniquement sur des réponses que vous nous donnez vous-même, n'utilise aucune autre source, n'a pas d'effet juridique et ne remplace pas l'appréciation de votre agent.

Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment à ce classement (art. 21 du RGPD) en écrivant à info@maisonmoens.be ; votre demande de visite sera alors traitée sans en tenir compte.

Ce niveau, appelé « qualité du contact », n'est jamais communiqué au propriétaire pour une personne donnée : le compte rendu qu'il reçoit indique seulement combien de visiteurs relèvent de chaque niveau (voir la section suivante).

Après la visite, nous vous envoyons un e-mail pour recueillir votre ressenti (très intéressé, à réfléchir, pas pour vous) et, si vous le souhaitez, quelques précisions facultatives (vos souhaits, ce qui vous fait hésiter ou ce qui ne convenait pas, votre avis sur le prix) et un commentaire. Sans réponse de votre part, un seul rappel suit deux jours plus tard, et aucun autre.

Finalité : faire le point avec vous et rendre compte de la commercialisation, de façon anonyme, au propriétaire qui nous a confié la vente ou la location de son bien.

Ce qui est communiqué au propriétaire : un compte rendu anonyme. Il indique le nombre de visites et d'annulations, combien de visiteurs relèvent de chaque niveau de « qualité du contact » (Prioritaire, Intéressé, Curieux ou Non qualifié) et, parmi les réponses reçues, de chaque ressenti (très intéressé, à réfléchir, pas pour vous) et, à partir de trois réponses, combien de visiteurs trouvent le prix en dessous du marché, juste ou au-dessus et quels motifs reviennent (par exemple le prix ou la taille), ainsi qu'une synthèse rédigée par Maison Moens, sans élément permettant de vous identifier. Il ne contient ni votre nom, ni vos coordonnées, ni le niveau qui vous est attribué, ni vos réponses au questionnaire, ni votre commentaire tel que vous l'avez écrit.

Il peut aussi indiquer, en nombres seulement, les visites faites, les retours reçus et les nouvelles demandes depuis le compte rendu précédent, ainsi que le nombre de personnes à qui le bien a été proposé ou annoncé.

Il peut aussi montrer, semaine par semaine depuis la mise en vente ou en location, le nombre de demandes reçues et de visites faites, sans jour précis.

La répartition par niveau n'apparaît qu'à partir de trois visites, celle par ressenti qu'à partir de trois réponses ; d'un compte rendu à l'autre, elles ne sont mises à jour qu'après plusieurs nouvelles visites et réponses, pour qu'une comparaison entre deux comptes rendus ne laisse pas deviner l'avis d'une personne.

Pour un bien à louer, le compte rendu remis au propriétaire bailleur ne montre ni niveau de « qualité du contact » ni aucun classement des candidats : seulement le nombre de visites et d'annulations, les ressentis et la synthèse rédigée par Maison Moens.

Il peut aussi rappeler la liste des offres reçues pour le bien (nom de l'offrant tel qu'il figure dans l'offre, prix, condition de prêt, suite donnée) : ces offres sont de toute façon transmises au propriétaire (voir « Offres d'achat en ligne »), qui peut aussi recevoir avec lui la synthèse des offres décrite dans cette section. Aucun lien n'est fait entre une offre et une visite ou un avis.

Base légale : notre intérêt légitime, et celui du propriétaire, à suivre la commercialisation du bien dans le cadre du mandat qu'il nous a confié (art. 6.1.f du RGPD). La partie consacrée aux visites étant anonyme, elle ne transmet au propriétaire aucune donnée permettant de vous identifier.

Durée de conservation : votre avis est conservé avec la réservation, qui suit votre dossier (voir « Votre dossier et durées de conservation ») ; pour un bien à louer situé à Bruxelles, six mois au plus après votre réservation (voir « Candidatures à la location »).

Votre espace en ligne : lorsque votre agent vous invite, vous accédez à un espace personnel sur maisonmoens.be, par un lien de connexion envoyé à l'adresse e-mail que vous nous avez communiquée, sans mot de passe. Vous y retrouvez l'avancement de votre dossier, les comptes rendus déjà envoyés, la liste des documents, vos documents signés et vos prochains rendez-vous. Nous utilisons ces données pour exécuter le mandat que vous nous avez confié (art. 6.1.b du RGPD).

Un cookie strictement nécessaire garde votre connexion sur l'appareil utilisé (voir notre politique cookies) ; nous notons vos connexions, déconnexions et téléchargements pour la sécurité de votre dossier (notre intérêt légitime, art. 6.1.f du RGPD). Votre adresse e-mail n'est jamais enregistrée en clair pour cet espace : seule une empreinte chiffrée sert à vous reconnaître. Les comptes rendus présentés dans votre espace sont ceux que vous avez reçus : ils ne contiennent aucune donnée permettant d'identifier un visiteur.

Vous pouvez vous déconnecter de tous vos appareils à tout moment et demander à votre agent de fermer votre espace. Il se ferme aussi de lui-même quelques mois après la fin de votre dossier, ou si l'adresse e-mail de votre dossier change.

Recevoir un nouveau lien : sur maisonmoens.be, rubrique « Mon espace », votre adresse e-mail sert uniquement à vous envoyer votre lien de connexion, s'il existe un espace ouvert à cette adresse ; la réponse affichée est la même dans tous les cas. Une vérification anti-robot peut être faite à cette occasion (voir « Sécurité du site et prévention des abus »).

Avant la visite d'un bien à louer, Maison Moens ne vous demande que votre nom, un moyen de vous joindre et, si vous le souhaitez, un mot pour votre agent : aucune question sur votre situation, votre financement ou votre budget, aucun classement de votre demande. Pour un bien à louer, aucun retour de visite (intérêt, suite à donner) n'est noté sur vous : la note décrite à la section « Visites » ne concerne que les biens à vendre.

Après la visite, si vous souhaitez présenter votre candidature, votre agent vous envoie un lien personnel pour déposer les éléments de votre candidature. À Bruxelles, ce sont les seuls éléments que la réglementation bruxelloise permet de demander à ce stade : le nombre de personnes qui composent votre ménage et le montant de vos ressources financières, ou son estimation, avec les justificatifs de votre choix. En Wallonie, Maison Moens vous demande à ce stade les mêmes éléments et, si vous êtes déjà locataire, la preuve du paiement de vos trois derniers loyers, parmi les éléments que prévoit le décret wallon relatif au bail d'habitation (art. 6). Tout est facultatif. Vous pouvez masquer sur vos justificatifs le nom de votre employeur ou de l'organisme qui vous verse vos revenus. Seul compte le montant de vos ressources, jamais leur nature ni leur origine.

Si votre candidature est retenue, votre agent vous demande, pour rédiger le bail, une pièce d'identité et, si vous êtes marié(e) ou cohabitant(e) légal(e), votre état civil ; rien de cela ne se dépose sur ce lien. Ce lien ne vous demande ni votre numéro de registre national ni une copie de votre carte d'identité.

Finalité : présenter votre candidature au propriétaire bailleur, qui choisit son locataire librement et sans discrimination, sur des critères objectifs, puis préparer le bail.

Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande en vue du bail (art. 6.1.b du RGPD).

Destinataires : Maison Moens ; le propriétaire bailleur, qui reçoit de votre agent une synthèse écrite de votre candidature (votre nom, le nombre de personnes, les ressources déclarées, justificatif reçu ou non et, en Wallonie, preuve des loyers reçue ou non), jamais une copie de vos justificatifs ; nos prestataires techniques (voir « Prestataires et transferts »).

Le lien personnel est valable 30 jours. Il permet seulement de déposer : ce qui a été envoyé ne peut pas y être relu. Vos fichiers sont stockés de façon privée et ne s'ouvrent, dans l'espace protégé de Maison Moens, que par un lien de lecture de courte durée.

Durée de conservation : les copies de vos justificatifs sont effacées dès que votre agent a envoyé au propriétaire bailleur la synthèse de votre candidature, ou dès que votre candidature n'est pas retenue ; seule reste l'indication « justificatif reçu », oui ou non. Vos pièces encore présentes, les chiffres déclarés et cette indication sont effacés au plus tard six mois après votre premier dépôt ; plus tôt, dès que votre agent les efface, notamment après la signature du bail du bien ou si vous retirez votre candidature (sur simple demande à info@maisonmoens.be). En Wallonie, le reste de votre réservation suit votre dossier (voir « Votre dossier et durées de conservation »).

À Bruxelles, comme le prévoit la réglementation bruxelloise, toutes les données de votre candidature sont effacées au plus tard six mois après votre réservation ou votre demande : votre réservation de visite (vos coordonnées, votre mot, votre présence et votre avis après la visite), vos pièces et les chiffres déclarés, le suivi de votre candidature par votre agent et, si vous n'avez aucun autre lien avec Maison Moens, votre dossier lui-même. Vos coordonnées sont retirées de l'agenda Google de votre agent dans le même délai. Seuls restent des comptes anonymes par bien et par mois. Si vous devenez locataire du bien, ce délai ne s'applique plus aux données utiles à votre bail.

Après avoir travaillé avec Maison Moens (par exemple une vente, un achat ou une location conclus), votre agent peut vous envoyer un seul e-mail vous invitant à donner votre avis sur Google, au plus une fois par an, jamais si vous avez demandé à ne plus être sollicité. Base légale : l'intérêt légitime de Maison Moens à faire connaître son travail (art. 6.1.f du RGPD). Vous êtes libre d'y répondre ou non ; un avis publié relève des conditions de Google.

Finalité : établir votre offre d'achat écrite et signée, la transmettre au(x) propriétaire(s) vendeur(s), permettre à Maison Moens d'apprécier son financement et, si elle est acceptée, préparer le compromis de vente avec les notaires.

Données de l'offre : pour chaque offrant, le nom complet, l'adresse de domicile, le lieu et la date de naissance, l'état civil, le téléphone et l'adresse e-mail ; pour une société, sa dénomination, son siège, son numéro d'entreprise et la qualité de son représentant ; le prix offert, la condition de prêt hypothécaire et son montant, la garantie, le notaire choisi ; votre signature électronique, le lieu et la date. Pour l'identification de chaque offrant, le formulaire demande aussi une copie de sa carte d'identité (recto et verso), qui comporte son numéro de registre national : elle reste chez Maison Moens et n'est jamais transmise au vendeur (voir « Identification des clients (lutte contre le blanchiment) »).

Annexe interne : le questionnaire acquéreur forme un document distinct de l'offre (assujettissement et numéro de TVA, organisme de crédit consulté et personne de contact, bien pouvant servir de garantie avec son solde restant dû et sa valeur estimée, bien à vendre et son adresse, autorisation de mise en relation avec un courtier en crédit partenaire). Il reste chez Maison Moens et n'est jamais transmis au vendeur.

Base légale de ces données : les mesures précontractuelles prises à votre demande en vue de l'achat (art. 6.1.b du RGPD) et nos obligations légales, notamment en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux (art. 6.1.c).

Destinataires : Maison Moens ; le(s) propriétaire(s) vendeur(s), qui reçoivent uniquement l'offre, sans son annexe, et, le cas échéant, la synthèse des offres décrite ci-dessous, qui n'en reprend que l'offre et son suivi ; les notaires chargés de la vente si l'offre est acceptée ; le courtier en crédit partenaire choisi, uniquement si vous l'autorisez et après avoir confirmé avec vous le courtier choisi (voir « Transmission à un courtier en crédit ») ; nos prestataires techniques. Une copie de l'offre signée et de son annexe (PDF) vous est envoyée par e-mail.

Suivi de l'offre : votre offre est reliée à votre dossier et au bien concerné ; son suivi (reçue, vérifiée, acceptée, refusée) et sa date de fin de validité sont enregistrés. Si elle est acceptée, vous devenez client de Maison Moens (voir « Votre dossier et durées de conservation »). Lorsque vous autorisez la transmission à un courtier, votre confirmation du courtier choisi est enregistrée comme preuve de votre accord (date et moyen : e-mail ou téléphone).

Fiche interne de l'offre : après l'appel de vérification, votre agent complète la fiche de votre offre (projet, financement, provenance et disponibilité des fonds, éléments manquants) : elle est interne, jamais transmise au propriétaire, et suit la durée de conservation de l'offre. La provenance des fonds sert aussi à nos obligations de vigilance en matière de lutte contre le blanchiment (art. 6.1.c). Lorsque vous avez autorisé la transmission à un courtier, la réponse du courtier sur votre dossier (favorable ou défavorable) y est notée ; sans réponse, la fiche indique « en attente » et rien n'est déduit. Cette fiche peut vous être communiquée si vous demandez l'accès à vos données.

Synthèse des offres : lorsque le propriétaire doit se décider sur une ou plusieurs offres, votre agent peut lui remettre, au rendez-vous de décision ou avec le compte rendu de la commercialisation, une synthèse des offres reçues pour le bien. Pour chaque offre, elle reprend ce que le propriétaire reçoit déjà : le nom de l'offrant tel qu'il figure dans l'offre, la date, le prix, la condition de prêt, la garantie, la validité et la suite donnée (le cas échéant, « accord de principe bancaire communiqué »), puis l'appréciation et la recommandation de votre agent sur leurs conditions ; la décision appartient au propriétaire. Elle ne contient jamais l'annexe de l'offre, la fiche interne, la réponse du courtier, l'organisme de crédit, la provenance des fonds ni vos revenus. Base légale : notre intérêt légitime, et celui du propriétaire, à décider de la vente en connaissance de cause dans le cadre du mandat qu'il nous a confié (art. 6.1.f du RGPD). Le texte rédigé par votre agent est effacé 12 mois après l'envoi de la synthèse par e-mail ; si elle n'est pas envoyée, il est supprimé 30 jours après sa préparation ou, si elle est jointe à un compte rendu, 30 jours après la dernière mise à jour de ce compte rendu.

Offres reçues par e-mail : lorsque votre offre nous parvient par e-mail, elle est lue par un outil automatique qui en reprend les éléments (bien, montant, conditions, coordonnées) pour préparer son enregistrement ; votre agent vérifie chaque élément avant que l'offre soit enregistrée et avant tout accusé de réception. Cet outil s'appuie sur un service d'intelligence artificielle fourni par Anthropic, PBC (États-Unis), qui agit pour notre compte comme sous-traitant. Le numéro de registre national et les informations financières de l'annexe ne sont jamais repris : le document est conservé tel quel, comme une offre remise sur papier. Les e-mails qui ne sont pas des offres ne sont pas transmis à ce service.

Documents demandés après une offre : votre agent peut vous envoyer un lien personnel, propre à votre offre et valable 14 jours, pour déposer de façon sécurisée les documents qui manquent (copie recto verso de la carte d'identité de chaque offrant, preuve de financement, autre document). Seuls les documents de votre offre peuvent y être déposés ; ils sont gardés avec elle, et la copie de la carte d'identité suit les règles de l'identification (voir « Identification des clients (lutte contre le blanchiment) »). Si vous répondez par e-mail à l'accusé de réception, votre réponse et ses pièces jointes sont lues de la même façon qu'une offre reçue par e-mail ; votre agent les vérifie avant de les joindre à votre offre.

Copie au dossier du bien : l'offre, ses documents (dont la copie de la carte d'identité) et l'e-mail qui l'accompagnait sont aussi copiés dans le dossier du bien, sur le disque où Maison Moens range ses dossiers, accessible à Maison Moens seulement. Votre agent efface cette copie du disque au plus tard quand l'offre arrive au terme de sa durée de conservation (voir « Durée de conservation » ci-dessous), même si l'identification, conservée à part, doit l'être plus longtemps.

Pour écarter les envois automatisés, le formulaire d'offre peut faire appel à un service de vérification anti-robot (voir « Sécurité du site et prévention des abus »).

Durée de conservation : l'offre, son annexe et leurs données sont conservées de façon privée, puis supprimées : au maximum 12 mois après l'envoi de l'offre ou, si elle a été acceptée (même si la vente n'a pas abouti ensuite), 10 ans après son acceptation, durée imposée par nos obligations légales (en particulier la réglementation anti-blanchiment applicable aux agents immobiliers). Le montant et les conditions de l'offre sont supprimés en même temps de la demande enregistrée avec elle : votre dossier garde seulement la trace de l'offre (bien concerné, date) et suit ensuite les durées de « Votre dossier et durées de conservation ».

Cette section concerne les documents que Maison Moens prépare avec vous : mandat de vente ou de location, offre d'achat rédigée par l'agence, fiche technique du bien.

Finalité : exécuter le mandat et notre mission d'intermédiaire, rédiger les documents contractuels et respecter nos obligations professionnelles et légales.

Données : identité et coordonnées des parties (dont le lieu et la date de naissance, l'état civil et le régime matrimonial), informations sur le bien et sa situation juridique et administrative, conditions financières et honoraires, situation professionnelle et financière des acquéreurs pour les offres rédigées par l'agence (profession, revenus, crédits en cours), évaluation du risque requise par la réglementation anti-blanchiment, signatures.

Base légale de ces données : l'exécution du contrat ou les mesures précontractuelles (art. 6.1.b du RGPD) et nos obligations légales, notamment en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux (art. 6.1.c).

Destinataires : Maison Moens ; pour une offre d'achat rédigée par l'agence, le(s) propriétaire(s) vendeur(s), qui reçoivent uniquement l'offre (et, le cas échéant, la synthèse des offres décrite à la rubrique « Offres d'achat en ligne ») : l'annexe financière (profession, revenus, crédits en cours) est un document interne de l'agence, jamais transmis au vendeur ; pour les autres documents, l'autre partie à la transaction dans la mesure nécessaire ; les notaires ; dans la mesure prévue par l'annexe de votre mandat ou par votre accord écrit, le syndic de l'immeuble, l'étude notariale, l'administration communale, les prestataires chargés des certificats et les autres personnes qui détiennent un document du bien (voir « Suivi de votre dossier par votre agent ») ; nos prestataires (voir « Prestataires et transferts ») ; et, lorsque la loi nous y oblige, les autorités compétentes.

Données reçues de tiers : pour la vente, le syndic communique les informations prévues par l'article 3.94 du Code civil, dont vos éventuels arriérés de charges, ainsi que l'acte de base de l'immeuble ; l'étude notariale, celles que vous l'avez autorisée à transmettre ; l'administration communale, les renseignements urbanistiques et les copies des permis et des plans du bien ; un prestataire, le certificat ou le rapport commandé ; une autre personne, le document demandé. Ces documents sont rangés avec les documents du bien ; ils ne sont publiés sur la fiche du bien que dans les conditions décrites ci-dessous (« Annonce du bien »).

Suivi : le mandat signé est enregistré avec ses dates (signature, fin, reconduction) et son exemplaire signé, relié à votre dossier et au bien. Les offres rédigées par l'agence, ou reçues sur papier, sont reliées de la même façon après vérification par votre agent, jamais automatiquement. La fiche technique d'un bien peut être reliée au dossier de son propriétaire.

Fiche de l'offre rédigée par l'agence : la fiche interne décrite à la rubrique « Offres d'achat en ligne » est complétée de la même façon pour une offre rédigée par l'agence ou reçue sur papier (provenance des fonds comprise, pour nos obligations de vigilance en matière de lutte contre le blanchiment). Elle reste interne et suit la durée de conservation de l'offre.

Fiche commerciale du bien : pour suivre la vente, votre agent peut noter, dans une fiche interne du bien, la position du propriétaire vendeur (par exemple ses conditions ou la date à laquelle il souhaite signer) et la date prévue de fin des visites. Cette fiche n'est jamais publiée ni transmise à une personne intéressée par le bien ; elle est effacée au plus tard 90 jours après le passage du bien à « Vendu » ou à « Loué ».

Numéro de registre national : il peut figurer dans ces documents, pour identifier les parties.

Annonce du bien : la fiche publiée sur le site ne mentionne jamais les coordonnées du propriétaire. Une fois le bien vendu, elle n'affiche plus son adresse exacte, ses documents ni sa visite virtuelle ; les photos et la vidéo restent visibles. Pour un bien à louer à Bruxelles, la fiche affiche toujours l'adresse exacte du logement et, pour un bail de courte durée, le montant et la date de versement du dernier loyer du précédent locataire, jamais son nom : le Code bruxellois du Logement les exige dans toute annonce de location. Les documents du bien utiles aux candidats acquéreurs peuvent être publiés sur la fiche, dans le cadre de la publicité prévue par votre mandat, après vérification par Maison Moens : ceux qui contiennent des données personnelles ne sont publiés qu'une fois ces données masquées, et les documents de la copropriété seulement dans une version masquée ; le titre de propriété, les documents de la location, les documents fiscaux et ceux liés à un crédit ou à des dettes ne sont jamais publiés. Lorsque l'adresse du bien n'est pas affichée sur la fiche, elle est aussi masquée, avec les références cadastrales du bien, dans les documents publiés.

Dossier de vente : pour suivre la vente d'un bien, votre agent ouvre un dossier interne : étape de la vente (mandat signé, mise en vente, offre acceptée, compromis, acte), tâches, documents à obtenir (par exemple le PEB, le titre de propriété ou le contrôle électrique) avec leur état, et conditions d'accès au bien (remise des clés, personne de contact et horaires des visites, bien libre ou occupé et, le cas échéant, par qui). Ce dossier est interne : il n'est jamais publié, ni transmis à une personne intéressée par le bien. Les conditions d'accès au bien sont effacées dès la clôture du dossier. Les pièces d'identité n'y sont jamais rangées avec les documents du bien : voir « Identification des clients (lutte contre le blanchiment) ».

Mandat reconduit ou suspendu : après sa fin initiale, un mandat est reconduit de mois en mois, sauf renon reçu ; il reste alors « en cours » jusqu'à ce que votre agent y mette fin. Un mandat peut aussi être suspendu (par exemple lorsqu'un document manque pour poursuivre la vente) : votre agent en note la date et un motif court, sans donnée vous concernant. La suspension ne met pas fin au mandat et ne modifie pas sa durée de conservation ; elle arrête les rappels automatiques de votre agent sur le dossier et les demandes de documents prévues.

Durée de conservation : les mandats sont conservés 10 ans après la fin du mandat, et en tout cas au moins 12 ans après sa signature (un mandat peut être reconduit tacitement), durée imposée par nos obligations légales (réglementation anti-blanchiment), puis supprimés. Les offres rédigées par l'agence et leur annexe suivent les durées des offres en ligne : au maximum 12 mois après leur établissement ou, si l'offre a été acceptée, 10 ans après son acceptation. La fiche technique d'un bien est supprimée avec le dossier de contact auquel elle est rattachée ; si elle est rattachée au bien, elle est conservée au maximum 10 ans après sa dernière mise à jour. Le dossier de vente est conservé 10 ans après sa clôture (12 ans après son ouverture s'il n'est jamais clôturé), puis supprimé.

Finalité : en tant qu'agent immobilier, Maison Moens doit identifier ses clients et toute personne qui fait une offre d'achat, et vérifier leur identité (le vendeur avant la signature du mandat ; chaque offrant dès son offre, l'acheteur au plus tard avant la signature du compromis) et évaluer le risque, en application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces.

Données : une copie de votre document d'identité (recto et verso), jointe par exemple à votre offre d'achat en ligne ; pour une société, ses statuts et l'identité de ses bénéficiaires effectifs ; la date de la vérification et le niveau de risque attribué.

Base légale : nos obligations légales (art. 6.1.c du RGPD).

Destinataires : Maison Moens uniquement, et les autorités compétentes lorsque la loi l'impose. Ces copies ne sont jamais jointes à un e-mail, à un export ou à un document du dossier de vente, ne sont pas transmises au propriétaire ni à l'acheteur et ne figurent pas dans l'agenda de votre agent.

Durée de conservation : 10 ans après la fin de notre relation ou de l'opération (pour une offre qui n'est pas retenue, à compter de ce jour), même si vous demandez l'effacement de votre dossier, comme la loi l'impose (art. 17.3.b du RGPD) : l'effacement de votre fiche de contact n'efface pas cette identification, qui est supprimée à l'échéance. Ces copies sont rangées dans un espace privé, séparé des documents du bien ; leur accès est restreint et chaque consultation est enregistrée.

Finalité : vous permettre de signer électroniquement une offre d'achat, une convention de vente, un compromis ou tout autre document préparé par Maison Moens, à distance (lien personnel reçu par e-mail) ou en présence de votre agent (sur sa tablette), et conserver la preuve de cette signature.

Données : vos prénom et nom tels qu'inscrits sur votre pièce d'identité, votre adresse e-mail (indispensable à distance), votre téléphone si vous l'avez communiqué, votre rôle dans l'acte ; le document et chacune de ses versions signées ; votre signature, soit votre nom apposé dans le style que vous choisissez, soit le dessin que vous tracez (intégré au document, non conservé à part), le lieu de signature si vous l'indiquez, la date et l'heure ; un journal de preuve qui enregistre chaque étape (ouverture du lien, acceptation, code vérifié, signature, finalisation, e-mails envoyés) avec l'adresse IP et le navigateur utilisés. Le code à 6 chiffres envoyé par e-mail et le lien personnel ne sont jamais conservés en clair.

Il s'agit d'une signature électronique simple au sens du règlement européen eIDAS : votre nom ou votre dessin est apposé sur le document, qui est ensuite scellé et horodaté par Maison Moens. La signature avec la carte d'identité électronique belge (signature qualifiée) n'est pas encore proposée.

Base légale : l'exécution du contrat que vous signez ou les mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b du RGPD) et nos obligations légales d'agent immobilier (art. 6.1.c). Le journal de preuve repose sur l'intérêt légitime des parties à pouvoir établir qui a signé, quoi et quand (art. 6.1.f).

Destinataires : Maison Moens et les autres signataires du même document, qui reçoivent le document final par e-mail ; les destinataires propres à l'acte signé (vendeur, notaires), comme indiqué aux rubriques « Offres d'achat en ligne » et « Mandats de vente » ; nos prestataires (voir « Prestataires et transferts »). Le scellement est réalisé par un service exploité pour nous par Scaleway SAS (Paris, France), qui traite le document en mémoire et ne le conserve pas. L'horodatage est obtenu auprès de DigiCert, Inc. (États-Unis), qui ne reçoit qu'une empreinte numérique de la signature, jamais le document ni vos données.

Durée de conservation : un dossier dont toutes les signatures sont recueillies est conservé 10 ans après sa finalisation, durée imposée par nos obligations légales ; un dossier annulé ou expiré est supprimé 3 mois après ; un dossier préparé mais jamais envoyé, 12 mois après sa création. Le document signé, ses versions et le journal de preuve sont supprimés ensemble.

Si une erreur s'est glissée dans vos coordonnées ou dans le document, contactez votre agent : il annule le dossier et vous en envoie un nouveau. Le journal de preuve d'un dossier, lui, ne peut pas être modifié.

Finalité : vous envoyer par e-mail, automatiquement, les biens de Maison Moens qui correspondent à vos critères de recherche, dès leur mise en ligne sur maisonmoens.be.

Données : prénom, nom (facultatif), adresse e-mail, téléphone (facultatif), critères de recherche (budget maximum, chambres, surface, types de biens, régions, villes, remarques), le fait d'avoir un bien à vendre et sa commune si vous l'indiquez (voir « Visites : réservation, liste d'attente et questionnaire », paragraphe « Bien à vendre »), langue choisie pour vos e-mails (français ou anglais), preuve de votre accord (date, texte accepté et moyen) et liste des biens qui vous ont été envoyés.

Base légale : votre consentement (art. 6.1.a du RGPD), donné en cochant la case prévue, qui n'est jamais pré-cochée ; il est aussi exigé par la loi belge pour tout message commercial par courrier électronique. Vous pouvez le retirer à tout moment, gratuitement, par le lien de désinscription de chaque message ou par simple e-mail à info@maisonmoens.be ; ce retrait ne remet pas en cause les contacts déjà effectués.

Destinataires : Maison Moens et nos prestataires techniques (hébergement de la base de données, envoi des e-mails).

Alertes de biens par e-mail : si vous avez demandé à recevoir les biens par e-mail, Maison Moens vous les envoie automatiquement, depuis l'adresse info@maisonmoens.be, sans relecture : dès qu'un bien correspondant à vos critères est mis en ligne sur maisonmoens.be, et, à votre inscription, dans un seul message qui présente les biens déjà en ligne qui correspondent. Si le prix d'un bien déjà envoyé change, vous en êtes informé une seule fois pour ce prix. Un même message peut présenter plusieurs biens ; il n'est adressé qu'à vous seul. La mise en correspondance est automatique (vos critères sont comparés aux caractéristiques publiques du bien) : elle ne produit aucune décision vous concernant, et vous pouvez vous y opposer à tout moment. Chaque message contient un lien pour ne plus en recevoir, en un clic, sans identifiant ni mot de passe. Il comporte une petite photo par bien, hébergée sur le site de Maison Moens et sans paramètre de suivi : Maison Moens ne suit ni l'ouverture ni les clics. Ces messages ne mentionnent ni adresse précise ni dates de visites. Maison Moens n'envoie ni publicité ni lettre d'information sans votre accord.

Confirmation de votre inscription : après votre inscription par le formulaire, un message vous est envoyé à l'adresse indiquée, avec un lien de confirmation. Aucune alerte automatique ne part tant que vous n'avez pas confirmé ; ce message n'est envoyé qu'une fois et n'est pas relancé. La langue de vos messages est celle que vous avez choisie à l'inscription.

Propositions de votre agent : si vous avez donné votre accord directement à votre agent (la date et le moyen de votre accord sont alors notés dans votre dossier), il peut aussi vous proposer un bien correspondant ; ce message-là est relu, puis envoyé individuellement, avec le même lien pour ne plus en recevoir. Si le mandat de vente du bien proposé prend fin sans vente, votre nom peut être communiqué au propriétaire, comme le prévoit ce mandat (voir « Visites : réservation, liste d'attente et questionnaire »).

Recherche approchante notée par votre agent : si vous nous contactez au sujet d'un bien sans avoir indiqué de critères de recherche, votre agent note, d'après ce bien, une recherche approchante (genre de bien, budget voisin, communes proches, nombre de chambres) pour pouvoir vous parler d'autres biens qui pourraient vous intéresser. Elle reste interne, ne déclenche aucun envoi automatique et ne vous inscrit à aucune alerte : vous ne recevez un bien que si vous avez donné votre accord, comme indiqué ci-dessus. Vous pouvez à tout moment la faire corriger ou supprimer.

Messages conservés : le texte des messages envoyés est conservé 12 mois, puis effacé ; la preuve de votre accord et la liste des biens qui vous ont été envoyés restent dans votre dossier aussi longtemps que votre profil existe, pour qu'un bien ne vous soit jamais envoyé deux fois.

Durée de conservation : jusqu'au retrait de votre consentement, et au plus tard 3 ans après notre dernier échange (voir « Votre dossier et durées de conservation »). Un message envoyé n'est pas un échange.

Dans le questionnaire de l'offre d'achat, vous pouvez autoriser Maison Moens à transmettre vos coordonnées à un courtier en crédit partenaire, pour une simulation de financement : il pourra comparer pour vous les offres de plusieurs banques. Cette autorisation est sans lien avec la banque que vous avez peut-être déjà consultée. Nous travaillons avec plusieurs courtiers, sans exclusivité : le courtier dépend de votre région et de sa disponibilité. Avant toute transmission, Maison Moens vous indique le courtier choisi et vous demande votre accord, par e-mail ou par téléphone.

Données transmises : vos coordonnées (nom, téléphone, adresse e-mail) et, si nécessaire, les éléments de votre offre utiles à votre demande de crédit.

Base légale : votre consentement (art. 6.1.a du RGPD), exprimé en répondant « Oui » à cette question puis en confirmant le courtier choisi. Sans ces deux accords, rien ne lui est transmis. Vous pouvez retirer votre accord à tout moment en écrivant à info@maisonmoens.be.

Le courtier traite ensuite vos données sous sa propre responsabilité.

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Autocomplétion d'adresse : sur la page d'estimation, le texte que vous saisissez dans le champ adresse est envoyé à Mapbox pour vous suggérer des adresses. Rien n'est enregistré dans votre navigateur. Base légale : celle de votre demande d'estimation (art. 6.1.b du RGPD).

Finalité : protéger le site, ses formulaires et son espace d'administration contre les envois massifs ou automatisés, le spam et les tentatives d'intrusion.

Fonctionnement : les formulaires publics acceptent au maximum 20 envois par heure depuis une même adresse IP, tous formulaires confondus, et les offres d'achat 5 envois par heure et par adresse IP. Au-delà de 5 par jour vers une même adresse, les e-mails automatiques d'accusé de réception (contact, estimation, question sur un bien, inscription acheteur) et la copie PDF de l'offre ne sont plus envoyés à cette adresse ; votre demande est néanmoins enregistrée et transmise à Maison Moens. Les confirmations de visite et de liste d'attente ont une limite à part, plus large : 10 par jour vers une même adresse.

Espace en ligne : au plus 5 demandes de lien par heure depuis une même adresse IP, et 3 liens par heure et 10 par jour vers une même adresse e-mail ; au plus 20 essais d'ouverture d'un lien par heure depuis une même adresse IP. Ces limites ne disent jamais si une adresse a un espace.

Une demande qui présente les signes d'un envoi indésirable (spam) est elle aussi enregistrée et transmise à Maison Moens, avec une mention qui le signale ; seul l'accusé de réception automatique n'est pas envoyé. L'accès à l'espace d'administration du site est bloqué temporairement après 10 tentatives de connexion échouées en un quart d'heure depuis une même adresse IP.

Offre d'achat en ligne : pour vérifier que l'offre est envoyée par une personne et non par un robot, le formulaire d'offre peut faire appel au service Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., États-Unis). Chargé uniquement sur ce formulaire, sur le formulaire « Recevoir mon lien » de votre espace en ligne et sur le choix du rendez-vous d'estimation en ligne, ce service reçoit votre adresse IP et des informations techniques sur votre navigateur ; il n'utilise aucun cookie publicitaire. Cloudflare indique utiliser ces informations uniquement pour détecter les robots et améliorer cette détection, et non pour identifier, profiler ou cibler les personnes. À défaut de ce service, le formulaire écarte les envois automatisés à l'aide d'un champ invisible et d'un délai minimal entre l'ouverture de la page et l'envoi, sans enregistrer de donnée personnelle. Si la vérification échoue, l'offre n'est pas envoyée : vous pouvez réessayer ou contacter Maison Moens.

Données : l'adresse IP et, pour les e-mails automatiques, l'adresse du destinataire, transformées en identifiants pseudonymisés (empreinte HMAC) avant tout enregistrement, avec l'heure de la tentative. Notre hébergeur conserve en outre des journaux techniques pendant une courte durée.

Base légale : notre intérêt légitime à assurer la sécurité et la disponibilité du site (art. 6.1.f du RGPD). Nous estimons que cet intérêt prévaut, car les données sont limitées au nécessaire, pseudonymisées lorsque nous les enregistrons, ne servent qu'à cette fin et sont rapidement supprimées.

Durée de conservation : 2 jours au maximum pour ces identifiants pseudonymisés.

Les prestataires suivants traitent des données pour notre compte, selon nos instructions :

Vercel Inc. (États-Unis) : hébergement du site et mesure d'audience ; les fonctions serveur du site (formulaires, PDF, tâches planifiées) s'exécutent dans sa région de Dublin (Irlande).

Supabase Inc. (États-Unis) : base de données et stockage des fichiers (photos et documents des biens, offres, mandats, documents signés électroniquement).

OVH SAS (France) : messagerie de l'agence et, en secours, envoi des e-mails.

Mapbox Inc. (États-Unis) : cartes et autocomplétion d'adresses.

Cloudflare, Inc. (États-Unis) : vérification anti-robot du formulaire d'offre en ligne, du formulaire « Recevoir mon lien » de l'espace en ligne et de la réservation en ligne du rendez-vous d'estimation (Turnstile), lorsqu'elle est utilisée.

Anthropic, PBC (États-Unis) : modèle d'intelligence artificielle de Moensi, l'assistant du site (voir « Moensi, l'assistant du site »), mise en forme des notes de visite de votre agent (voir « Visites : réservation, liste d'attente et questionnaire ») et lecture des offres reçues par e-mail (voir « Offres d'achat en ligne »).

Meta Platforms Ireland Limited (Irlande) et ses sociétés liées, dont WhatsApp : transport des messages WhatsApp échangés avec Moensi (API WhatsApp Cloud), lorsque Moensi est relié au numéro WhatsApp de Maison Moens.

Resend (États-Unis) : envoi des e-mails du site (confirmations, rappels, messages de votre agent), depuis sa région d'Irlande, et des alertes techniques internes, qui ne contiennent aucune donnée personnelle.

Scaleway SAS (France) : service de scellement des signatures électroniques, hébergé à Paris, qui traite chaque document en mémoire sans le conserver.

DigiCert, Inc. (États-Unis) : horodatage des signatures électroniques, à partir d'une empreinte numérique seule, sans aucune donnée personnelle ni document.

Whise : logiciel immobilier de l'agence, dans lequel Maison Moens enregistre les biens, les contacts et les visites.

Une juriste indépendante qui collabore avec Maison Moens : constitution des dossiers de vente, préparation des compromis, transmission aux notaires et envois en signature, depuis son compte personnel (voir « Sécurité des données »).

Les services suivants ne sont pas des prestataires agissant selon nos instructions : ils traitent les données selon leurs propres règles de confidentialité.

Google Agenda, tant qu'il est relié au site : agenda de votre agent Maison Moens, dans lequel sont inscrits les visites et les rendez-vous (voir « Visites : réservation, liste d'attente et questionnaire » et « Rendez-vous avec votre agent »). Ce service est utilisé avec un compte Google personnel, aux conditions générales de Google. Il est fourni par Google Ireland Limited (Irlande) et les données sont aussi traitées par Google LLC (États-Unis). Google n'est pas lié à Maison Moens par un contrat de sous-traitance et traite ces données selon ses propres règles de confidentialité. Google LLC est certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).

Apple et Google, pour les notifications internes que l'espace d'administration du site envoie aux téléphones et ordinateurs de l'agence : elles passent par le service de notification du navigateur de l'appareil, celui d'Apple (Apple Push Notification service) pour Safari sur Mac et pour l'espace d'administration ajouté à l'écran d'accueil d'un iPhone ou d'un iPad, celui de Google (Firebase Cloud Messaging) pour Chrome sur ordinateur et sur Android. Ce service reçoit l'adresse d'abonnement de l'appareil de l'agence, des en-têtes techniques d'acheminement et un message chiffré de bout en bout selon la norme Web Push, qu'il ne peut pas lire. Ce message ne contient aucune donnée vous concernant : ni votre nom, ni vos coordonnées, ni le contenu ou l'identifiant de votre demande. Selon sa politique de confidentialité, Apple conserve en général les données personnelles chez Apple Inc., aux États-Unis, et encadre leur transfert depuis l'Espace économique européen par des clauses contractuelles types. Selon ses règles de confidentialité, qui s'appliquent à Chrome, Google dispose de serveurs dans le monde entier, et les informations de ses utilisateurs peuvent être traitées sur des serveurs situés hors de leur pays de résidence ; pour ses utilisateurs établis dans l'Espace économique européen, le responsable du traitement est Google Ireland Limited. Google LLC est certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).

Google Maps (API Routes de Google Maps Platform), pour la réservation en ligne du rendez-vous d'estimation : calcul du temps de trajet de votre agent, à partir de l'adresse du bien, de l'adresse de ses rendez-vous du jour ou de son point de départ, et de l'heure de départ, jamais d'un nom ni de coordonnées (voir « Rendez-vous avec votre agent »). Ce service est fourni par Google Ireland Limited (Irlande) et les données peuvent aussi être traitées par Google LLC (États-Unis). Google traite ces données selon ses propres conditions et règles de confidentialité. Google LLC est certifiée au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).

Contenus de tiers chargés uniquement après votre accord ou votre clic : YouTube (Google) et Vimeo pour les vidéos, Giraffe360 (Giraffe360 Limited, Royaume-Uni) pour les visites virtuelles. Ces services traitent les données sous leur propre responsabilité.

Transferts hors de l'Union européenne : certains de ces prestataires et services sont établis aux États-Unis. Les transferts sont alors encadrés par les garanties prévues par le RGPD : la décision d'adéquation de la Commission européenne pour les entreprises certifiées au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), ou les clauses contractuelles types adoptées par la Commission. Pour en savoir plus sur ces garanties, écrivez à info@maisonmoens.be.

Nous ne vendons jamais vos données et ne les utilisons à aucune fin publicitaire.

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, dont la priorisation des demandes de visite.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement (alertes, transmission à un courtier, contenus facultatifs), vous pouvez le retirer à tout moment, sans remettre en cause les traitements déjà effectués.

Pour exercer vos droits, écrivez à info@maisonmoens.be. Maison Moens vous répond dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé dans les cas prévus par le RGPD, et peut vous demander de confirmer votre identité en cas de doute.

Certaines données sont nécessaires pour traiter votre demande (champs obligatoires du formulaire) : sans elles, nous ne pouvons pas y donner suite. Les données liées à une offre ou à un mandat peuvent devoir être conservées malgré une demande d'effacement, tant que la loi l'impose.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be.

Les échanges avec le site sont chiffrés (HTTPS). Les données ne sont accessibles qu'à Maison Moens et, selon les droits de son compte, à la juriste qui collabore avec elle (voir ci-dessous), depuis un espace protégé par mot de passe, et les documents (offres et leurs annexes, mandats) sont stockés de façon privée. Tant que Google Agenda est relié au site, les coordonnées des visiteurs confirmés et des personnes qui ont rendez-vous avec votre agent figurent aussi dans l'agenda Google de votre agent (voir « Prestataires et transferts »). Votre agent reçoit chaque matin, dans la boîte e-mail de l'agence, un récapitulatif de sa journée (noms et biens concernés, jamais de montant).

Maison Moens ne donne accès à l'espace d'administration du site que par des comptes personnels : chaque personne a son propre identifiant et son propre mot de passe, jamais partagés. Les droits sont limités selon le rôle de chacun, et les pièces d'identité ne sont accessibles qu'aux comptes qui en ont l'usage. Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair, les sessions peuvent être coupées à tout moment et chaque connexion est journalisée (l'adresse IP n'y figure que sous forme d'empreinte).

Accès de collaborateurs extérieurs : une juriste qui collabore avec Maison Moens accède, depuis son compte personnel et selon les droits de ce compte, aux fiches des contacts et des biens, aux dossiers de vente, aux compromis et aux documents envoyés en signature électronique. Elle est tenue à la confidentialité et n'utilise ces données que pour les missions que Maison Moens lui confie.

Nous pouvons adapter cette politique, notamment en cas d'évolution du site ou de la réglementation. La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page.